Desde 3 de abril, empresas precisam manter os laudos que caracterizam condições de insalubridade e periculosidade disponíveis para trabalhadores, sindicatos e para a Inspeção do Trabalho. A exigência foi incluída nas NR-15 e NR-16 pela Portaria MTE nº 2.021/2025 e muda uma prática ainda comum na saúde ocupacional, em que documentos técnicos eram produzidos para cumprir uma obrigação e depois pouco utilizados na rotina da organização. A nova regra aumenta a necessidade de manter avaliações atualizadas e coerentes com as condições reais de trabalho, especialmente porque informações sobre exposição a agentes nocivos também são prestadas pelas empresas ao eSocial por meio do evento S-2240.
Para Rafael Figueroa, CEO da Portal Telemedicina e especialista em saúde ocupacional digital, a mudança amplia a transparência sobre riscos que antes podiam permanecer restritos às áreas responsáveis pela documentação. “O laudo deixa de ser um documento que a empresa simplesmente arquiva e passa a precisar estar efetivamente disponível quando trabalhador, sindicato ou fiscalização solicitar. Isso exige uma gestão muito mais organizada, porque não basta localizar o arquivo. É necessário ter segurança de que ele continua refletindo o ambiente em que as pessoas realmente trabalham”, afirma.
Digitalização de laudos
Na prática, a dificuldade aumenta quando a empresa possui diferentes unidades, funções ou ambientes sujeitos a mudanças frequentes. Uma alteração de atividade, equipamento, exposição ou processo pode tornar um documento antigo incompatível com a situação encontrada no local de trabalho. Ao mesmo tempo, o evento S-2240 do eSocial recebe informações sobre as condições ambientais e os agentes nocivos aos quais cada trabalhador está exposto. Embora sejam obrigações distintas, manter documentos e registros consistentes reduz o risco de a empresa descobrir divergências apenas quando houver uma solicitação de acesso, uma fiscalização ou a necessidade de revisar informações ocupacionais.
Segundo Figueroa, a digitalização pode transformar essa obrigação em uma rotina contínua de gestão, desde que não seja usada apenas para substituir papel por arquivo eletrônico. “Centralizar os laudos, controlar versões, identificar quando uma avaliação precisa ser atualizada e facilitar o acesso das áreas responsáveis ajuda a aproximar a documentação da realidade da operação. A tecnologia resolve a parte de organização e disponibilidade, mas a responsabilidade de manter informações corretas continua sendo da empresa. A nova regra deixa mais evidente que saúde ocupacional precisa acompanhar o ambiente de trabalho enquanto ele muda”, conclui.
