O avanço dos processos trabalhistas e o recorde no valor pago aos reclamantes em 2025 chamam atenção para um problema que começa antes de uma disputa chegar à Justiça: a falta de organização e medidas preventivas aos riscos trabalhistas nas empresas.

Segundo o balanço de movimentação processual de 2025 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), as Varas do Trabalho receberam 2,32 milhões de processos na fase de conhecimento, 8,7% a mais que no ano anterior. No mesmo período, R$50,6 bilhões foram pagos aos reclamantes, o maior valor nominal registrado no levantamento.

A advogada trabalhista Ana Carolina Emrich, que atua no contencioso e no consultivo estratégico para empresas de diversos segmentos, chama atenção para o impacto desses números sobre as empresas de menor porte.

“O Brasil tem cerca de 24 milhões de empresas ativas, quase todas micro e pequenas. Ou seja, essa conta não fica só nas grandes empresas, onde uma condenação de R$150 mil é uma linha de balanço. Ela cai no colo de quem tem entre 20 a 50 funcionários e, para uma empresa pequena, isso representa o caixa de um trimestre”, afirma.

Para a advogada, passivos trabalhistas podem ser prevenidos com medidas relativamente simples, a começar pela preservação de documentos e registros. Um dos erros mais recorrentes, segundo ela, é não manter demonstrativos que comprovem o cumprimento das obrigações.

Mesmo quando a empresa cumpre a legislação, explica Ana, a falta de documentação pode impedir que ela consiga provar isso posteriormente. “Ainda que pague certo, entregue o equipamento, conceda o benefício, passados alguns anos, sem este cuidado ela não terá materialidade para comprovar.”

Entre os problemas mais comuns, ela cita “cartão de ponto com horário igual todo dia, prêmio pago sem regra escrita, prestador contratado no modelo diferente da execução, EPI entregue sem recibo e desligamento feito no improviso”.

São falhas que, segundo a advogada, muitas vezes não decorrem de uma decisão jurídica equivocada, mas de decisões tomadas na rotina por gestores, que precisam resolver problemas de forma imediata.

Registros coerentes ajudam a sustentar a versão da empresa

Uma auditoria interna trimestral, conduzida pelos gestores de RH, é uma das medidas recomendadas pela advogada para verificar se os documentos da empresa são coerentes com a prática.

A ideia é conferir se os diferentes sistemas contam a mesma história: ponto, folha, controle de acesso e registros de treinamento, por exemplo, não devem apresentar informações contraditórias.

“Na prática recomendo conferir o espelho de ponto de cinco pessoas de setores diferentes para ver se são condizentes, listar as verbas pagas além do salário, conferir quais têm regra escrita e checar se existe fiscalização documentada dos prestadores. E também abrir o Programa de Gerenciamento de Riscos procurando a palavra psicossocial”, ressalta.

O treinamento das lideranças também é apontado como uma medida preventiva. “Treinar liderança é medida jurídica, não é só ação de RH”, resume.

Segundo Ana, a falta de conhecimento sobre a legislação pode levar gestores a dois extremos: evitar feedbacks, advertências e cobranças por receio de caracterizar assédio ou, no sentido oposto, tomar decisões de maneira informal, como autorizar horas extras por mensagem, prometer prêmios sem critérios definidos ou resolver denúncias em conversas informais.

“O gestor que conhece a regra sabe que cobrar resultado não é assédio e age com tranquilidade. E também sabe que prêmio precisa de critério escrito, com um documento de uma página que protege a empresa”, completa.

NR-1 amplia atenção aos riscos psicossociais

Entre as mudanças recentes que exigem atenção dos gestores de pessoas está a inclusão dos riscos psicossociais no gerenciamento de riscos ocupacionais pela NR-1, cuja nova redação entrou em vigor em 26 de maio de 2026. Embora a aplicação das sanções esteja temporariamente suspensa por decisão judicial, a advogada ressalta que a obrigação de adequação permanece.

Para Ana, interromper os esforços de adequação por causa da suspensão das sanções representa um risco. “Quem parar de se adequar por causa da liminar está tomando a decisão errada por dois motivos. Primeiro porque a obrigação continua e o prazo pode acabar a qualquer momento. Segundo, e mais importante, porque o maior risco dessa norma nunca foi a multa administrativa. É que ela fixou um parâmetro de diligência.”

Segundo a advogada, esse parâmetro poderá ser considerado em eventuais ações relacionadas ao adoecimento mental. “Em ação por adoecimento mental, a pergunta vai ser o que a empresa fez para gerenciar aquele risco, e a liminar do STF não protege ninguém nesse cenário. O Ministério Público do Trabalho também segue atuando normalmente”, alerta.

Nesse contexto, ela também diferencia pesquisa de clima de avaliação de risco psicossocial. Enquanto a primeira mede a percepção dos trabalhadores, a segunda busca identificar fontes de risco e estabelecer medidas de prevenção, com responsáveis e prazos definidos.

Além da NR-1, outras mudanças recentes também exigem atenção das empresas, como a legislação sobre igualdade salarial e as atribuições da CIPA relacionadas à prevenção e ao combate ao assédio.

Da legislação à rotina

A transformação das exigências trabalhistas em procedimentos aplicáveis à rotina é justamente o foco do curso Gestão de Riscos Trabalhistas, ministrado por Ana Carolina Emrich na Escola de Pessoas. Com três horas de duração, o treinamento aborda temas como contratação, controle de jornada, remuneração e benefícios, saúde e afastamentos, riscos psicossociais, investigações internas, assédio e desligamentos.

A proposta, segundo a advogada, é partir das situações que acontecem no cotidiano das empresas, e não apenas da legislação. “O teórico parte do que a lei diz. O prático parte do que acontece na empresa e mostra onde aquilo vai dar.”

Entre as aplicações sugeridas estão uma auditoria inicial de documentos, a preparação das lideranças para diferenciar cobrança de assédio e a padronização dos procedimentos de desligamento. A preocupação, ressalta Ana, é implementar controles que sejam efetivamente cumpridos. “Controle demais ninguém cumpre, e procedimento interno descumprido vira prova contra a própria empresa.”

O curso é voltado a lideranças, profissionais de RH e Departamento Pessoal e gestores de empresas que precisam incorporar a prevenção de riscos trabalhistas à rotina, sem transformar os processos internos em excesso de burocracia.